Office Manager

VACATURE

Office Manager

Als Office Manager zorg je er mee voor dat Stampix, ons kantoor en je collega’s zorgeloos en vlot kunnen werken. 

Wat ga je doen bij ons?

Je zorgt voor een aantal dagelijkse taken die met boekhouding te maken hebben. Enerzijds help je onze Operations Manager met de facturatie en volg je betalingen op. Anderzijds check je facturen van leveranciers en voer je de betalingen uit. Je verzorgt de voorbereiding van de boekhouding voor onze externe Accountant (je hoeft dus zelf geen accountant te zijn). Daarbij werk je nauwkeurig en stipt.

Eenmaal je de flow van deze taken onder de knie hebt, zorg je voor rapportering. Je bent van nature proactief en punctueel. Natuurlijk zorgen wij ervoor dat je de tools en onze interne werking eerst goed onder de knie krijgt.

Daarnaast verzorg je de dagelijkse werking op kantoor: waken over de voorraad kantoormateriaal, uitsturen van postpakketten en onze customer support helpdesk ondersteunen waar nodig. Je bent dus één van de vaste customer support helden die de vragen van onze vele duizenden Stampix-fans snel en correct beantwoordt.

Je staat ook in contact met ons sociaal secretariaat. Je krijgt regelmatig praktische HR-vragen van je collega’s die je zelf kan beantwoorden, of je bespreekt die met de nodige experten. Je verzorgt de lonen, maaltijdcheques en alle andere extralegale voordelen. Wat bedrijfswagens en verzekeringsmaatschappijen betreft ben je de eerste contactpersoon.

Wie ben je?

  • Je bent een krak in organisatie, en vindt het niet erg dat iedereen met zijn vragen bij jou komt aankloppen. Op elk moment heb jij een goed overzicht van het geheel, zonder dat je details uit het oog verliest.
  • Je bent down-to-earth en verlangt niet naar een plek in de spotlights. Je werkt efficiënt, gestructureerd en gaat door tot het einde.
  • Je leert elke dag bij en dat merken we aan de manier waarop je werkt, je werk aanpakt of samenwerkt met collega’s.
  • Je neemt initiatief en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Wat verwachten we van je?

Belangrijk voor ons is dat je dit zelfstandig kan doen en dat je na een tijdje perfect je eigen dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse agenda georganiseerd krijgt, en iedereen het gevoel heeft dat je je taken onder controle hebt. Je communiceert regelmatig de status en actiepunten. Je kaart zaken aan, organiseert overleg met het management bij vragen en voor rapportering.

En natuurlijk waarderen we initiatief, waarbij je processen evalueert en verbeteringen voorstelt, zelf kritisch bent over onze huidige werking, en zo — net als je collega’s — er voor zorgt dat we stelselmatig beter worden in het werk dat we doen en in onze dagelijkse werking. Extra scoren doe je zo:
  • Je hebt ervaring met één van onze tools: Asana, Slack, Google Drive, Gmail, Zendesk…
  • Je bent niet bang van Excel of kan mooie rapportjes maken in Indesign
  • Je hebt kennis van sociale wetgeving (de algemene lijnen)
  • Je hebt ervaring of bent bereid onder IBO te starten
  • Je bent bereid om part-time te beginnen zodat we elkaar kunnen leren kennen

Wat kan je van ons verwachten?

Stampix is een dynamische startup omgeving waar je terecht komt in een divers team met expertise in sales, marketing, IT… en waar je jouw steentje kan bijdragen aan de groei van ons bedrijf.

In jouw rol als Office Manager:

  • Maak je deel uit van ons team van 11 medewerkers te Gent
  • Werk je nauw samen met onze Operations Manager, Marketing Manager en CEO
  • Krijg je toegang tot opleiding via Cevora en trainingen via de Birdhouse (accelerator)
  • Ben je het aanspreekpunt van ons bedrijf
  • Krijg je veel flexibiliteit, waar je zelfstandig en verantwoordelijk mee omspringt

Een opleiding, vakliteratuur … gespot? Trek dan zeker eens aan onze mouw, want we investeren graag in je zelfontwikkeling.

Op basis van je ervaring, skills en evolutie binnen Stampix ontvang je op het einde van iedere maand een vast loon. Daarbovenop krijg je maaltijdcheques, ecocheques en een reeks vakantiedagen, of course.

Ons office is in MeetDistrict in de Ghelamco Arena, the coolest spot in town. 😎

Heb je er zin in? Stuur dan jouw CV en motivatie naar info@stampix.com.

By continuing to use the site, you agree to the use of cookies.